El cargo de secretario es uno de los tres indispensables cargos del órgano directivo de las mutuales y las responsabilidades de quien lo desempeña son numerosas e importantes.
- Refrendar la firma del presidente en toda documentación interna (actas y resoluciones del órgano directivo) y comunicaciones externas dirigidas a organismos oficiales o entes privados.
- Redactar las actas del órgano directivo y de las asambleas, las que serán firmadas por él y el presidente. (En el caso de las asambleas, también se requerirá la firma de dos asociados presentes en las mismas que certifiquen que lo redactado es lo que ocurrió en ellas).
- Registrar la asistencia de los asociados a las asambleas.
- Escribir la memoria anual de la entidad, la que será presentada a la asamblea para su consideración.
- Responder la correspondencia recibida y transcribir las comunicaciones originadas en la entidad.
- Mantener actualizado el registro de asociados, su categoría, fecha de ingreso, bajas, cambios de domicilios, sanciones, y todo dato que se requiera para la mejor prestación de servicios.
- El registro de asociados que puede ser un libro de hojas fijas o sistema de fichas y deberá contener, al menos, los siguientes datos de cada asociado:a) Apellido y Nombres.
b) Categoría a que pertenece, de acuerdo con la clasificación del estatuto.
c) Fecha de ingreso a la mutual.
d) Medidas disciplinarias adoptadas respecto a su conducta.
e) Fecha de egreso (indicándose si es por renuncia, exclusión o expulsión).
f) Domicilio particular (que el asociado deberá tener actualizado).
g) Documentación personal (documento nacional de identidad o pasaporte).
h) Cualquier otro dato que la mutual considere de interés para su asiento e individualización del asociado.Además, por imperio de la Resolución N° 5586/12 – INAES, las mutuales deben adicionar en dicho registro la Clave Única de Identificación Tributaria (CUIT), la Clave Única de Identificación Laboral (CUIL) o la Clave de Identificación (CDI) de cada uno de sus asociados.