Una solución para las asambleas a distancia

por Dr. Anibal Pardini y Dr. Marcelo Perazolo (ASAMBLEA DIGITAL) / Especial para Economía Solidaria y Mundo Mutual

Nueva necesidad: las Asambleas Digitales

Todos somos conscientes de los problemas legales y jurídicos que afectan al propio ejercicio de la interacción como seres humanos, como consecuencia de las políticas de aislamiento social preventivo vinculadas a la Pandemia del COVID-19.

En esta nota pretendemos brindarles un completo análisis, tanto del problema, como de su duración estimada, el marco legal aplicable y las soluciones disponibles para que puedan resolver de un modo concreto, sencillo y eficiente este problema.

Descripción de la situación

Es de público conocimientos y no es necesario que nos extendamos en exceso en su descripción. No está de más, sin embargo, realizar una breve síntesis del escenario.

Tras la declaración de la Pandemia por parte de la Organización Mundial de la Salud (OMS) y, las normas, tanto nacionales o como provinciales dictadas en relación a la misma, nos encontramos con el siguiente escenario:

• Prohibición de Circulación: De modo total al principio y, con diferentes niveles de flexibilización en la actualidad, la circulación de las personas se encuentra restringida. De modo absoluto al principio y actualmente con separación de zonas (blancas y rojas), las personas no pueden desplazarse libremente para realizar trámites y gestiones de tipo legal y jurídico.
• Suspensión de Actividades Administrativas: En mayor o menor grado, el trabajo en las oficinas de la Administración Pública y del Poder Judicial, se encuentran suspendidas o -actualmente- parcialmente habilitadas y con atención al público restringida.
• Prohibición de reuniones multitudinarias: Las reuniones -de más de cinco o diez personas- están suspendidas.
• Protección de la población en “situación de riesgo”: Aún con la flexibilización de la circulación, mientras no exista una vacuna eficaz o medicamentos de comprobada eficacia, todas las personas de más edad o con condiciones especiales de riesgo, serán particularmente cuidadosas en sus desplazamientos.
• Modificación de Normas Legales: Tal como luego puede ver en el Anexo de “Marco Legal”, tanto el Estado Nacional como las Provincias, han realizado cambios legales y reglamentarios para habilitar el uso de medios electrónicos para la realización de Asambleas, Reuniones de Directorios y el uso de documentos y firmas digitales y electrónicas.

Podríamos detallar otras cuestiones, pero, en términos generales esta descripción cubre de un modo razonable el actual estado de situación al que se enfrenta la actividad profesional en el desarrollo de actividades legales y jurídicas vinculadas al desarrollo de Asambleas y otros actos jurídicos de sociedades, fundaciones o asociaciones.

Posibles Soluciones

Ante la necesidad muchos profesionales y entidades han comenzado a realizar asambleas con soluciones rudimentarias, realizando reuniones virtuales con tecnologías que son de uso libre en el mercado como Zoom o Google Meet, entre otros.
Pero detectamos que en la mayoría de los casos y seguramente por desconocimiento dejan de lado cuestiones importantes que en muchos casos pueden no ser gravitantes, pero en otros dejan la puerta abierta al pedido de nulidad de asambleas como ya ha ocurrido.

Ocurre que las asambleas no son solo una cuestión de reunirse para tratar temas y definir cómo proceder en algunos de ellos. En un intento de resumir que elementos básicos deben estar presentes en una asamblea no presencial, podríamos enumerar los siguientes:

1. Se debe también contar con un método que permita demostrar indubitablemente que se ha notificado a todos los participantes.
2. Se debe optar por un medio audiovisual que permita dar participación a todos para que sus opiniones sean escuchadas.
3. Se debe guardar un registro de esa asamblea realizada a través de un medio audiovisual.
4. Se debe poder registrar de forma fehaciente la o las votaciones que se realicen en dicha asamblea.
5. Todo debe poder ser probado y demostrado ante un requerimiento que se ha realizado de forma tal que se pueda demostrar que no se han adulterado ninguno de los pasos y acciones de una asamblea.

Queda en claro en este punto que, si bien en la actualidad hoy se llevan adelante asambleas no presenciales, hay muchos aspectos que, en la mayoría de los casos no están siendo tenidos en cuenta y podrían tener consecuencias legales no deseadas.

Una Solución Integral a cargo de Especialistas

Existe ya afortunadamente en el mercado un sistema que contempla las cuestiones mencionadas anteriormente y que permiten desarrollar una asamblea a distancia, brindando una solución integral que se ajuste a la legalidad, brinde una cadena de custodia con valor probatorio y simplifique el procedimiento.

Estamos hablando de Asamblea Digital (asambleadigital.com). Un desarrollo conjunto del mayor prestador del servicio de Certificados de Firma Digital de Argentina –ENCODE S.A.– con la colaboración de una consultora internacional especializada en el tratamiento de información digital –DDA –  Digital Documents Advisors, con oficinas en Texas, EE.UU.
Ambas empresas supieron actuar rápido ante los cambios y unieron esfuerzos para elaborar un servicio on line para el desarrollo de las Asambleas y reuniones de Directorio por medios electrónicos.

¿Cómo funciona este servicio?

En un procedimiento totalmente ajustado a la normativa vigente, como profesional podrá dar de alta al consorcio, administración, empresa, asociación o fundación para la que desee realizar una Asamblea o Reunión de Directorio.

• Cargará sus datos básicos, así como el de los socios o participantes -síndicos, veedores, interventores- y, en el caso de los socios con derecho a voto, sus porcentajes y participaciones.
• Podrá fijar la fecha de la Asamblea y, en un proceso automatizado, el sistema le permitirá cargar el texto de la Convocatoria, el Edicto en caso de que lo haya publicado y los puntos que serán sometidos a votación.
• El sistema se encarga de notificar a las partes a sus domicilios electrónicos especiales (DEE) y realizará el seguimiento de las mismas.
• Podrá utilizar el mecanismo de interacción audiovisual de su elección (algunas empresas utilizan Zoom, otras Google Meeting, etc.), el sistema permite el uso de cualquiera de ellos para el desarrollo de la Asamblea.
• El Sistema de Votación se encuentra automatizado y cada voto se registra de modo individual e identificado.
• Una vez redactada el Acta Final la misma es notificada a todos los participantes.
• Todos los pasos realizados son registrados por un tercero de confianza independiente y resguardados en su integridad mediante un registro en una blockchain inalterable.
• Se emiten los correspondientes certificados electrónicos de seguimiento de cada uno de los pasos.
• Todo el procedimiento queda guardado por el plazo de ley (en general 5 años) o el que Ud. seleccione.

Ventajas

Encontramos múltiples y relevantes ventajas de utilizar este sistema. A continuación, enunciamos algunas de ellas:

• Permite dar una solución inmediata para el desarrollo de las Asambleas de socios y reuniones de directorio sin depender de desplazamientos físicos o reuniones personales (que hoy están prohibidas).
• Si usted es un profesional que gestiona Asambleas de distintas organizaciones:
  • manejar múltiples Asambleas y consultarlas o rescatar su documentación en el momento en que lo necesite.
  • El ahorro de tiempo que representa utilizar el mecanismo de Asambleas Electrónicas le permitirá organizar y coordinar varias de modo simultáneo lo que le facilita dar respuesta inmediata a un mayor número de clientes.

• Automatiza todo el proceso. Una vez cargados los datos no tiene que preocuparse de notificar individualmente, hacer el seguimiento o verificar las notificaciones. Tenga presente que los datos cargados le servirán para múltiples Asambleas y Reuniones de Directorio futuras sin necesidad de volver a cargar la información.
• Todos los pasos que realiza son certificados por un “tercero de confianza” independiente que genera una cadena de custodia, almacenado dentro de una blockchain, apta para la prueba judicial.
• Elimina el problema de conservar los archivos por el tiempo que fija la ley.
• Las partes son identificadas de modo fehaciente y su manifestación de voluntad registrada de modo indubitable.
• No tiene abono. Solamente se pagan los costos vinculados al desarrollo de cada Asamblea.

Costos y Ahorros

Tal como indicamos en el párrafo anterior el sistema no tiene costo inicial ni costo fijo y puede dar de alta todas las sociedades, fundaciones, asociaciones o Directorios que desee. Solo se abona el servicio al convocar a una Asamblea o reunión de Directorio.

El servicio se abona por la cantidad de participantes y está escalonado en función de los mismos.

Frente a los costos de una Asamblea presencial, el uso de las Asambleas electrónicas permite ahorros relevantes, tanto para los participantes de la asamblea, como para el profesional ya que:

• No es necesario alquilar una sala -en el caso de las sociedades, asociaciones o fundaciones cuyas Asambleas exceden el espacio de la sede social-.
• No es necesario contratar un sistema de grabación -todo queda registrado, de modo documental o audiovisual-
• No es necesario que los participantes incurran en los costos de desplazamiento -taxis, aviones, estacionamiento, alojamiento-. Este costo suele no ser computado en el gasto de las Asambleas, pero, la sumatoria de los gastos que cada participante realizar para asistir de modo presencial es de miles de pesos.
• No existen costos de cafetería o buffet.
• No existen costos adicionales para el archivo de las actuaciones -tema novedoso que no ha sido debidamente considerado por los profesionales en este nuevo escenario-.
• No existen costos adicionales de certificaciones para el uso posterior de la documentación de la Asamblea -todo queda certificado con validez legal-.

Una forma de interactuar que llegó para quedarse

Aun cuando en los próximos meses la situación pudiera irse normalizando -cosa que está en discusión ya que se esperan situaciones recurrentes de contagio en el futuro-, el impulso que adquirirán los medios electrónicos para el desarrollo de Asambleas, reuniones de Directorio -y en otro ámbito el manejo de los documentos digitales y la firma digital y electrónica- es un fenómeno que ha llegado para quedarse.

Las ventajas operativas y los ahorros en tiempo y costo que facilita el empleo de medios electrónicos son muchas, claras y evidentes. Además, permite brindar un servicio diferencial y especializado a todos los asociados.

Aún cuando los desplazamientos se liberen, muchos de sus clientes continuarán siendo “personas en riesgo” y preferirán realizar sus actos jurídicos sin exponerse al riesgo del contagio.

Nos animamos a pronosticar que los cambios y autorizaciones legales para el uso de estas herramientas no se revertirán y quedarán vigentes como una opción disponible para utilizar de modo exclusivo o mixto. Es más, pensamos que en el futuro -y aún normalizada la situación-, muchas personas preferirán utilizar estos medios que le ahorran tiempo y costos en sus desplazamientos personales.

Consideramos que especializarse en el uso adecuado de estos servicios es un diferencial  que permite brindar un mejor servicio, ampliar el radio de atención, conquistar nuevos asociados y diferenciarse de otras organizaciones que no se adapten o reconviertan a esta nueva realidad.

Anexo: Marco Legal

Para hacer frente a esta situación el Estado -tanto a nivel Nacional como Provincial- ha dispuesto un marco normativo que permita enfrentar la situación.

• Ley Nacional 25.506/2001: Habilita el uso de Documentos Digitales y de la Firma Digital y Electrónica en Argentina.
• Decreto 1501/2009: Habilita a la Dirección Nacional del Registro de Personas al uso de tecnologías digitales para la identificación de ciudadanos.
• Decreto de Necesidad y Urgencia (DNU) 260/20, 297/20, 325/20 y sus modificatorios y ampliatorios: En ellos se establece la situación de Emergencia Sanitaria y las modalidades de Aislamiento Social Preventivo y Obligatorio.
• Resolución 830/2020 CNV (Comisión Nacional de Valores): Donde se habilita el empleo de medios electrónicos para el desarrollo de Asambleas y Reuniones de Directorio para las Empresas con oferta pública de acciones.
• Resolución 11/20 IGJ (Inspección General de Justicia de la Nación): Donde se determina la modificación de los arts. 84 y 360 de la Resolución General 7/2015 con el objeto de permitir el desarrollo de las Asambleas de modo electrónico.
• Resolución 358/2020 (RESFC-2020-358-APN-DI#INAES) Donde se autoriza a celebrar Asambleas mediante la modalidad a distancia y Resolución 583/2020 (RESFC-2020-583-APN-DI#INAES) donde se publican las aclaraciones para la celebración de Asambleas a Distancia.

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