Por Felipe Rodolfo Arella
El acta es un documento redactado durante una reunión de personas con la finalidad de testimoniar los temas tratados y los acuerdos alcanzados.
Ese relato debe quedar registrado en el libro de actas, el cual tiene que estar foliado y legalizado por el INAES una vez otorgada la matrícula a la mutual o cooperativa.
Todo lo tratado en las reuniones de comisión directiva, del órgano fiscalizador y de asambleas, debe quedar registrado en los libros de actas correspondientes porque las actas dan legalidad a las actuaciones de la entidad y el conjunto de ellas refleja la vida de la institución.
La redacción de las actas es una función del secretario, el que debe redactarlas directamente en el libro de actas, aunque puede hacer un borrador de todo lo acontecido para, una vez revisado, volcar su contenido en el libro de actas. En la actualidad se utilizan libros de actas copiadores en los que se imprimen los textos hechos generalmente en computadoras.
Cada acta debe estar firmada por el presidente y el secretario y, cuando se trata del acta de asamblea, por dos asociados elegidos por los asambleístas. Si se trata de la reunión de comisión directiva es aconsejable que los que participaron de ella firmen en el margen, con lo cual confirman su asistencia a la reunión. El órgano de fiscalización también debe tener su libro de actas y cada una de ellas será firmada por los miembros que efectuaran la revisión de lo actuado por la comisión directiva.
El INAES, en numerosas resoluciones, exige la presentación de copias de actas, como la correspondiente a la asamblea constitutiva, la designación de autoridades y distribución de cargos, representantes legales y apoderados, entre otras cuestiones. Inclusive, establece plazos para que las resoluciones de las asambleas y del órgano directivo se vuelquen en el libro de actas respectivo en un plazo de diez días.
Todas las actas deben cumplir una serie de requisitos:
Encabezamiento. Se especifica los siguientes datos: lugar, fecha, hora, cantidad y nombre de los asistentes; aprobación o modificación del acta anterior.
Orden del día. Es la parte más importante del acta. Todos los temas a tratar deben figurar en el orden del día que figura en la convocatoria a la reunión, sea ésta de consejo directivo o de asamblea. Establecer el orden del día facilita el desarrollo de la reunión y no es válido incorporar otros temas de los que figuran en la convocatoria.
Cuerpo o texto. En esta parte se hace el relato de lo que pasó en la reunión: lectura a todos los documentos remitidos y recibidos, los informes emitidos oralmente en la sesión detallando el nombre del miembro informante, las incorporaciones y bajas de asociados y sus categorías, sanciones aplicadas a los asociados explicitando los motivos, informe del tesorero sobre el estado de la contabilidad, recursos y obligaciones a pagar, etc.
Votación. Terminado el debate de cada tema el presidente pedirá la aprobación o no del mismo. La aprobación puede ser por unanimidad o por mayoría. Deberá figurar, si hay disidencia, el voto del miembro disidente y sus razones. Ello es importante en caso de que la entidad tenga que afrontar responsabilidades por sus actuaciones.
Cierre del acta y firmas. Al término del debate se procede a cerrar el acta con la siguiente fórmula: “No habiendo otro asunto más que tratar y siendo a las xx horas, se dio por finalizada la sesión firmando los presentes el acta”.
